Ajouter, ou modifier un apprenant (ou un formateur)
Dans la 1ère Feuille “apprenants en cours” (ou “formateurs en service”) :

a) Saisissez le prénom dans la colonne prénom, le nom dans la colonne nom. Saisissez le numéro de téléphone et le mail du nouvel apprenant ou formateur, si vous les avez (sinon, laissez vide).
b) CLIQUEZ sur “Mettre à jour les apprenants” (ou “mettre à jour les formateurs”)

L’apprenant (ou le formateur) est désormais ajouté en dernière ligne de chaque mois du planning, en partant du mois actuel.
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Supprimer un apprenant (ou un formateur)
Dans la 1ère Feuille “apprenants en cours” (ou “formateurs en service”) :
a) Sélectionnez la ligne de l’apprenant ou du formateur que vous désirez supprimer, et COUPEZ (CTRL+X ou clic-droit, Couper),
b) Ouvrez la feuille suivante “anciens apprenants” (ou “anciens formateurs”) et sélectionnez une ligne vide à la suite des apprenants ou formateurs présents dans cette feuille : faites un COLLER. (CTRL+V ou clic-droit, Collage).
c) Revenez sur la 1ère feuille “apprenant en cours”, CLIQUEZ sur “Mettre à jour les apprenants” (ou “mettre à jour les formateurs”).

L’apprenant (ou le formateur) est désormais supprimé dans chaque feuille des prochains mois.
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Modifier une présence formateur ponctuelle
Cliquez dans une case, et tapez la première lettre du type de présence :
“a” pour Absent : Le formateur ne sera pas présent exceptionnellement
“p” pour Présent : Le formateur sera présent
“c” pour Clé présent : Le formateur sera présent et dispose de la clé de l’association
“d” pour Dispo : Le formateur est disponible en cas de besoin (remplacement d’un absent)
“i” pour Indispo : Le formateur n’est exceptionnellement plus disponible à cette date en cas de besoin
“v” pour Vacances : Le formateur est en vacances (ni présent, ni disponible), pour toute une période
Puis validez, en tapant sur la touche “entrée” ou en changeant de case (comme pour le planning apprenant).
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Modifier une présence formateur régulière
Dans la 1ère Feuille “formateurs en service” :
a) Cliquez dans la case de la colonne “présences” correspondant à la ligne du formateur. Une boite s’ouvre.
b) Cliquez sur tous les jours où ce formateur est présent CHAQUE SEMAINE puis, sur “OK”
La liste des jours que vous avez cochés s’affiche dans la case.
c) CLIQUEZ sur “Mettre à jour les formateurs”
Pour chaque mois des futurs plannings, en partant du mois actuel, les présences de ce formateur se sont remplies automatiquement.
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Excels perdus ou ne fonctionnant plus, ou ordinateur hors service : que faire
Installer une sauvegarde :
Après avoir cliqué sur le lien pour télécharger le fichier.
Cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas, en haut à droite de Firefox. Puis, cliquez sur le dossier en face du nom “save_xls.zip”.
Ou bien,  autre solution, avec l’explorateur de Windows, aller dans le dossier “Downloads” ou “Téléchargement”, et cherchez ce “save_xls.zip”.
Dézippez le fichier.
Dans le dossier obtenu, vous trouverez 2 Excels, que vous pourrez remettre à la place de ceux perdus ou cassés.
Si le dossier existe, copiez les dans le dossier présent sur le bureau.
Sinon, recréez un dossier sur le bureau, et copier les fichiers de la sauvegarde dedans.
Pour que l’envoi des plannings sur le site internet continue de fonctionner, copier également solinfo.exe et les fichiers finissant par .dll dans ce dossier.
Si vous n’avez pas tout ça, ou ne savez pas, informez un responsable.
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Recréer un planning pour une nouvelle année
(Manipulation réservée aux responsables de séances)
Attention ! : Ceci efface toutes les informations de présence dans les plannings de tous les mois.
Si on est dans l’Excel formateur, outre le fait de recréer entièrement les calendriers pour chaque mois, cela recrée les présences “régulières” chaque mois, en fonction des jours de présence saisis dans la 1ère feuille “formateurs en service” pour chaque formateur.
Comment faire :
a) Faites un clic droit sur un onglet de feuille (un mois par exemple).
b) Sélectionnez “Afficher” puis déroulez la liste des feuilles et
c) Cliquez sur “paramètres” tout en bas de la liste
Dans cette feuille “paramètres”,
d) Modifier la case sous “Année” pour mettre l’année que vous désirez (par exemple, 2018, au lieu de 2017).
e) DOUBLE-CLIQUEZ sur “auto génération calendrier pour l’année” (supprime tout : la case est en ROUGE).
Les plannings de mois ont été effacés, les dates pour la nouvelle année recréées, et si on est dans l’Excel formateur, chaque mois est rempli avec les présences régulières des formateurs.
Il vous sera demandé d’enregistrer le fichier sous un nouveau nom (enregistrer sous), pour qu’il corresponde à la nouvelle année choisie (appelez-le donc “apprenants_2018.xlsm” ou “formateurs_2018.xlsm” si vous avez saisi 2018 comme année).
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