Pour indiquer les présences des apprenants et leurs réservations
A chaque session, tapez juste une lettre ou un chiffre, dans une des cases du planning (dans la ligne correspondante à l’apprenant, et pour la colonne de votre session).
Pour les présences, tapez un chiffre (1,2 ou 3, ce qui indique 1 heure, 2 ou 3 heures de présence pour l’apprenant). Ou tapez “p” (présence de 3 heures).
Pour les absences ou les réservations, il s’agit toujours de la première lettre du mot.
. Tapez la touche « r » pour une réservation (vous venez de demander à un apprenant quand il veut revenir).
. Tapez « a » pour une absence (constatée après coup, l’apprenant n’est pas venu).
. Tapez « e » pour une excuse d’absence (l’apprenant a appelé pour prévenir qu’il serait absent).
Pour que votre saisie soit validée, n’oubliez pas de taper sur la touche entrée (ou « enter » en anglais). Ou de cliquer dans une autre case.
Quand une saisie est bien validée, le contenu de la case , ou vous avez mis « 1 » par exemple, se changera alors en « 1 heure » coloré en vert clair.

Pour trier vos apprenants
Il suffit de cliquer dans une des cases en bleu au-dessus des noms des apprenants.
N’ayez pas peur, rien ne sera cassé ou mélangé. Le plus classique des tri est celui par nom, qui vous rangera vos apprenants par leur nom de A à Z.
Autre exemple : si vous voulez que tous les apprenants de la session en cours  soient regroupés en haut de la feuille, cliquez dans la case « tri par réservation ».

Si jamais vous avez fait une grosse erreur
Du genre ou vous ne pouvez pas remettre simplement comme c’était avant, de mémoire.
Par exemple si vous avait effacé par mégarde toute la ligne d’un apprenant (et donc son nom et toutes ses présences sont perdues).
Dans ce cas, pensez à cliquer sur une des cases « sauvegarde », qui sont présentes plusieurs fois en haut du planning, en orange.
Cela affichera, classé des plus récentes aux plus anciennes, les 5 dernières modifications effectuées. La première étant la plus récente, sélectionner la et cliquer sur « valider », cela remettra votre feuille comme elle était.

Bonus : Des choses se font “toute seules”, à l’ouverture ou à la fermeture de l’Excel, mais qu’est ce que c’est ?
C’est normal, ne vous inquiétez pas. Par exemple, à l’ouverture :
-La feuille du mois actuel est affichée
-Pour que vous ne la cherchiez pas, la session du jour actuel est déplacée, pour se retrouver juste à côté de la liste des apprenants.
-Tous les apprenants ayant réservés pour votre session sont regroupés en haut du planning.
A la fermeture de l’Excel :
-une ‘boite d’information’ apparait, qui indique que des ‘pdfs’ se font. Ce sont les plannings que vous retrouverez ensuite sur le site internet dans la page “zone bénévoles”.
Après que l’Excel se soit fermé  :
-une autre ‘boite’ apparait, avec une barre de progression. N’éteignez pas l’ordinateur tant que la barre n’est pas complète. Il s’agit de l’envoi sur le site des ‘pdfs’ évoqués ci dessus.