Aide pratique pour les excels des plannings formateurs et apprenants

  1. Ajouter, ou modifier un apprenant (ou un formateur)

    Dans la 1ère Feuille “apprenants en cours” (ou “formateurs en service”) :

    a) Saisissez le prénom dans la colonne prénom, le nom dans la colonne nom. Saisissez le numéro de téléphone et le mail du nouvel apprenant ou formateur, si vous les avez (sinon, laissez vide).
    b) CLIQUEZ sur “Mettre à jour les apprenants” (ou “mettre à jour les formateurs”)

    L’apprenant (ou le formateur) est désormais ajouté en dernière ligne de chaque mois du planning, en partant du mois actuel.
    c) Dans la feuille de planning d’un mois, CLIQUEZ sur “nom (A- Z)”, si vous désirez qu’il soit affiché par ordre alphabétique au milieu des autres noms.
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  2. Supprimer un apprenant (ou un formateur)

    Dans la 1ère Feuille “apprenants en cours” (ou “formateurs en service”) :
    a) Sélectionnez la ligne de l’apprenant ou du formateur que vous désirez supprimer, et COUPEZ (CTRL+X ou clic-droit, Couper),
    b) Ouvrez la feuille suivante “anciens apprenants” (ou “anciens formateurs”) et sélectionnez une ligne vide à la suite des apprenants ou formateurs présents dans cette feuille : faites un COLLER. (CTRL+V ou clic-droit, Collage).
    c) Revenez sur la 1ère feuille “apprenant en cours”, CLIQUEZ sur “Mettre à jour les apprenants” (ou “mettre à jour les formateurs”).

    L’apprenant (ou le formateur) est désormais supprimé de chaque mois à venir, SAUF le mois actuel (ceci afin d’éviter de supprimer d’éventuelles présences saisies ce mois).
    Si vous désirez toutefois supprimer la personne du mois actuel, supprimez simplement sa ligne du planning de ce mois (sélection du numéro de ligne, puis clic droit, « supprimer »)
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  3. Renseigner une présence apprenant

    Dans le planning du mois :

    Réservé 3h présent 2h présent 1h présent Excusé Absent
    L’apprenant réserve sa place (Par défaut)
    Apprenant présent à l’heure
    L’apprenant a manqué 1h maximum L’apprenant a manqué au moins 2h L’apprenant n’est pas venu mais a prévenu L’apprenant n’est pas venu
    tapez “r” tapez “p” ou tapez “3” tapez “2” tapez “1” tapez “e” tapez “a”

    a) Pour réserver une séance, taper « r » dans la colonne « Réservé », puis sélectionnez immédiatement après :
    soit une autre cellule (ou « case ») pour valider (PAS une LIGNE NI une COLONNE)
    ou tapez sur la touche ENTER du clavier ;
    b) Pour indiquer la durée de présence de l’Apprenant à une séance, tapez « p » ou « 3 » pour indiquer « 3 heures », « 2 » pour indiquer 2 heures, etc.
    Puis sélectionnez une autre case pour valider. Ou, tapez ENTER.
    c) Valider la saisie de présence (important !) :
    Valider une présence se fait TOUJOURS, soit en sélectionnant une autre case juste après avoir tapez la lettre, soit en tapant ENTER au clavier, toujours juste après la saisie de la lettre.
    Si vous ne sélectionnez pas une cellule, mais une lettre de colonne ou un numéro de ligne, juste après avoir tapez la lettre correspondant à la présence, cela NE VALIDE PAS la saisie présence (la cellule ne changera pas de couleur et restera simplement avec la lettre que vous avez taper dedans).
    d) Remplir plusieurs cellules en une seule fois :
    Plusieurs cellules séparées : cliquez dans une cellule, appuyez sur la touche « CTRL » du clavier. Maintenez là appuyée. Puis cliquez dans les autres cellules que vous désirez remplir. Relâchez « CTRL ». Tapez la lettre correspondant à la présence. VALIDEZ le remplissage de TOUTES les cellules sélectionnées en tapant sur la touche ENTER du clavier.
    Plusieurs cellules contiguës : cliquez dans une cellule, appuyez sur la touche « SHIFT » du clavier (la Flèche au-dessus de la touche CTRL). Maintenez là appuyée. Puis cliquez dans la dernière cellule que vous désirez remplir. Relâchez « SHIFT ». Tapez la lettre correspondant à la présence. VALIDEZ le remplissage de TOUTES les cellules sélectionnées en tapant sur la touche ENTER du clavier.
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  4. Modifier une présence formateur ponctuelle

    Dans le planning du mois, sur la ligne correspondant à votre nom et dans la colonne caractérisant votre modification, tapez la 1ère lettre de la colonne.

    Absent Présent Clé présent Dispo Indispo Vacances
    Le formateur ne sera pas présent exceptionnellement Le formateur sera présent Le formateur sera présent et dispose de la clé de l’association Le formateur est disponible en cas de besoin (remplacement d’un absent) Le formateur n’est exceptionnellement plus disponible à cette date en cas de besoin Le formateur est en vacances (ni présent, ni disponible), pour toute une période
    tapez “a” tapez “p” tapez “c” tapez “d” tapez “i” tapez “v”

    La validation de présence formateur se fait de la même façon que dans l’Excel apprenant.
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  5. Sauvegarder vos modifications

    Pensez à FERMER SEPAREMENT chaque excel (apprenants et formateurs), avant de partir.
    A chaque fermeture d’un de ces Excels, une boite apparait, vous informant que l’Excel va faire les PDFs et les envoyer sur le site (pour que tous les formateurs puissent les consulter depuis cette page).  L’Excel s’enregistre alors automatiquement et se ferme tout seul. Passez ensuite à la fermeture de l’autre Excel s’il est ouvert.
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  6. Modifier une présence formateur régulière

    Dans la 1ère Feuille “formateurs en service” :
    a) Cliquez dans la case de la colonne “présences” correspondant à la ligne du formateur. Une boite s’ouvre.
    b) Cliquez sur tous les jours où ce formateur est présent CHAQUE SEMAINE puis, sur “OK”
    La liste des jours que vous avez cochés s’affiche dans la case.
    c) CLIQUEZ sur “Mettre à jour les formateurs”
    Pour chaque mois des futurs plannings, en partant du mois actuel, les présences de ce formateur se sont remplies automatiquement.
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  7. Trier les gens par ordre alphabétique (de nom ou de prénom)

    Dans le planning du mois :
    a) Revenez au tout début du mois (en utilisant la barre de défilement).
    Tout en haut de la feuille, il y a 2 cases “prénom (A-Z)” et “nom (A-Z)”.
    Cliquez sur « nom », le tri se fera automatiquement par ordre alphabétique de nom. Idem pour « prénom ».
    Dans le cas du planning des formateurs, une case” jours”, permet de trier les formateurs par leurs jours de présence (cela regroupe toutes les personnes du mardi, du jeudi, etc.)
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  8. Mon Excel est « cassé », ne marche plus, quelqu’un ou quelque chose a mis des valeurs complétement fausses dans un mois, que faire ?!

    1er cas : L’Excel « tourne » sans s’arrêter, ou ne me permet plus de valider des présences (taper une lettre et valider ne change pas l’apparence de la case, par exemple) :
    Dans ce cas, Tentez de sauvegarder si possible, et fermer le fichier. Soit via la croix, soit « de force » (CTRL+SHIFT+ESC, et sélectionner « EXCEL », clic droit, « fin de taches »).
    Ré-ouvrez l’Excel. Si cela ne change rien, récupérez une sauvegarde « en ligne » (https://www.solidariteinformatique.org/benevole/ et « Accès à la liste des sauvegardes automatiques »)
    2ème cas : le planning affiché d’un mois est cassé ou incorrect :
    Dans le planning du mois :
    a) Revenez au tout début du mois (en utilisant la barre de défilement).
    Tout en haut de la feuille, il y a une case orangée “sauvegardes” :

    Cliquez dessus. Une boite s’ouvre alors, contenant : save0, save1, etc…
    b) Cliquez sur une de ces “save”.
    Cela vous affiche une feuille automatiquement enregistrée (enregistrement fait dès qu’on renseigne une présence). Si vous cliquez sur “OK”, la feuille que vous voyez remplacera celle actuelle (vous voyez un enregistrement de septembre, elle remplacera donc le planning du mois septembre)
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  9. Recréer un planning pour une nouvelle année

    (Manip réservée à certains formateurs responsables de séances)
    Attention ! : Ceci efface toutes les informations de présence dans les plannings de tous les mois.
    Si on est dans l’Excel formateur, outre le fait de recréer entièrement les calendriers pour chaque mois, cela recrée les présences “régulières” chaque mois, en fonction des jours de présence saisis dans la 1ère feuille “formateurs en service” pour chaque formateur.
    Comment faire :
    a) Faites un clic droit sur un onglet de feuille (un mois par exemple).
    b) Sélectionnez “Afficher” puis déroulez la liste des feuilles et
    c) Cliquez sur “paramètres” tout en bas de la liste
    Dans cette feuille “paramètres”,
    d) Modifier la case sous “Année” pour mettre l’année que vous désirez (par exemple, 2018, au lieu de 2017).
    e) DOUBLE-CLIQUEZ sur “auto génération calendrier pour l’année” (supprime tout : la case est en ROUGE).
    Les plannings de mois ont été effacés, les dates pour la nouvelle année recréées, et si on est dans l’Excel formateur, chaque mois est rempli avec les présences régulières des formateurs.
    Il vous sera demandé d’enregistrer le fichier sous un nouveau nom (enregistrer sous), pour qu’il corresponde à la nouvelle année choisie (appelez-le donc “apprenants_2018.xlsm” ou “formateurs_2018.xlsm” si vous avez saisi 2018 comme année).
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